In privatrechtlichen Arbeitsverhältnissen bestehen in Gegensatz zu öffentlich rechtlichen Dienstverhältnissen keine gesetzlichen Regelungen betreffend die Nutzung von IKT zB für private Zwecke am Arbeitsplatz. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, hier eine Vereinbarung zwischen Arbeitgebern/innen und Arbeitnehmern/innen zu treffen. Wie diese aussieht, bleibt dem/r einzelnen Arbeitgeber/in überlassen.

Eine Möglichkeit ist die Erstellung einer internen EDV-Ordnung, die für das gesamte Unternehmen gelten sollte und den Mitarbeiter/innen zur Kenntnis gebracht wird. Das kann entweder durch Aushang, Verteilung in Papierform oder eine Veröffentlichung im Intranet erfolgen

In dieser EDV-Ordnung sollten insbesondere folgende Punkte geregelt sein:

• Verbindlichkeit für alle Mitarbeiter/innen.
• Regeln betreffend das Bereitstellen von IT-Hardware, Software, des Netzwerkes, von E-Mail und des Internetzugangs.
• Unzulässige Verwendung, insbesondere Hinweis auf das SPAM-Verbot des § 107 Telekommunikationsgesetz.
• Pflichten der Nutzer (MitarbeiterInnen), insbesondere Einhaltung der Kenn- und Passwortregelungen (Geheimhaltungspflicht, keine Weitergabe).
• Nutzung der IT-Hardware und Software durch die Mitarbeiter/innen, insbesondere Regelungen betreffend Gerätekonfigurationen sowie Up- und Download von Software (Lizenzproblematik).
• Regelungen hinsichtlich eines externen Zugangs zum Firmennetzwerk, sofern ein solcher zur Verfügung gestellt wird.
• Besondere Regelungen hinsichtlich der privaten Nutzung von E-Mail und Internet, sofern nicht generell verboten.
• Konsequenzen, wenn gegen die EDV-Ordnung verstoßen wird.

Abschließend ist festzuhalten, dass eine EDV-Ordnung nur dann Sinn macht, wenn sie auch gelebt wird, ansonsten wird in der Regel die „Gewohnheit“ das schriftliche Dokument „überrollen“.